Matriz de Responsabilidades

Nem todos os projetos possuem uma estrutura projetizada de gestão, podemos estar trabalhando em empresas que possuem uma estrutura matricial de organização de projetos.

Porque a matriz de responsabilidade é importante? Simples, ela que determina quem é responsável por cada tarefa que tem que ser executada no projeto.

Dentro da estrutura do Scrum nos sabemos muito bem qual a responsabilidade da equipe, do Scrum Master e do PO.

Mas nem todos os envolvidos no projeto sabem como funciona o processo de trabalho do Scrum e podemos ter a qualquer momento recursos humanos de departamentos funcionais da empresa que estamos executando o projeto alocado de maneira parcial em nosso projeto.

Para que a responsabilidade fique clara, isto é, nada de implícito, nos criamos uma matriz de responsabilidade.

Na figura com o exemplo de matriz de responsabilidade não tem nome de pessoas, mas a matriz pode ter o nome do responsável. Neste caso no cruzamento de linhas e colunas onde a imagem mostra um X deveria estar presente o nome do responsável pela atividade.

Esta técnica evita uma seria de problemas de visibilidade de quem é responsável por executar as tarefas. Evita problemas de tarefas não ter donos, ajuda a deixar claro quem é responsável por alocar recursos ao projeto (no caso de departamentos), de saber com quem devemos entrar em contata para saber se a tarefa esta sendo executada e qual o status da tarefa, entre outras coisas mais.

Lembrando... Nem todos os projetos possuem apenas os papeis do Scrum e nem sempre todos os envolvidos no projeto estão reunidos na mesma estrutura física e pertos um do outro.

Esta ferramenta vai ajudar e muito o Scrum Master ter um bom relacionamento com outros envolvidos no projeto.

 EAP – Estrutura Analítica do Projeto

      A EAP ( Estrutura Analítica do Projeto ) ou WBS ( Work Breakdown Structure ) é fundamental para o projeto pois através dela conseguimos organizar e definir o escopo total do projeto. Todo o trabalho do projeto deve ser visualizado na EAP, caso contrário, não faz parte do escopo. Alguns pontos interessantes da EAP:

•          Separa as entregas em partes menores para assegurar que o plano de gerenciamento do projeto cumprirá o escopo aprovado;

•          Auxilia na decomposiçãodo projeto em elementos simples;

•          Auxilia no planejamento e na designação de responsabilidades;

•          Fundamental para a comunicação referente ao escopo do projeto entre os stakeholders.

BSC

Segundo Kaplan e Norton, Balanced Scorecard é uma técnica que visa a integração e balanceamento de todos os principais indicadores de desempenho existentes em uma empresa, desde os financeiros/administrativos até os relativos aos processos internos, estabelecendo objetivos da qualidade (indicadores) para funções e níveis relevantes dentro da organização, ou seja, desdobramento dos indicadores corporativos em setores, com metas claramente definidas.

Assim, esse modelo traduz a missão e a estratégia de uma empresa em objetivos e medidas tangíveis.

As medidas representam o equilíbrio entre os diversos indicadores externos (voltados para acionistas e clientes), e as medidas internas dos processos críticos de negócios (como a inovação, o aprendizado e o crescimento).

O BSC sinaliza em quais segmentos de mercado se deve competir e que clientes conquistar. Oferece uma visão do futuro e um caminho para chegar até ele, isso vai bem de encontro ao que vimos anteriormente sobre Planejamento.

O Balanced Scorecard não é uma ferramenta destinada a contadores, pois muitos tem essa idéia, que está ligada a contabilidade da organização, o BSC deve ser utilizado pelos executivos que precisam tomar uma série de decisões: a respeito de suas operações, de seus processos de produção, de seus objetivos, produtos e clientes, ou seja, visando o atingimento do Planejamento Estratégico da organização.

O BSC é um método que auxilia os gestores a desenvolver bem uma estratégia do princípio ao fim e depois fazer com que cada um na organização esteja envolvido a implementá-la .

Os indicadores devem traduzir a estratégia da empresa e devem ser utilizadas para auxiliar qualquer um na organização e tentar atingir as prioridades estratégicas. Somente assim as empresas serão capazes de não apenas criar estratégia, mas também implementá-las .

Através da observação dos resultados obtidos em outras empresas, Kaplan e Norton concluíram que o Balanced Scorecard deixara de ser um sistema de medição para se tornar rapidamente  um sistema de gestão, com o qual os executivos estavam não somente comunicando a estratégia, mas também efetuando a sua gerência.

O BSC emergiu porque é um sistema capaz de compreender a estratégia empresarial e comunicá-la a toda a organização .

Por contemplar medidas não financeiras pode auxiliar as empresas frente às mudanças do meio ambiente onde os ativos intangíveis da organização ganharam maior importância como fonte de vantagem competitiva no final do século XX .

O Balanced Scorecard é baseado em quatro perspectivas (financeira, clientes, processos internos e aprendizado/crescimento), formando um conjunto coeso e interdependente, com seus objetivos e indicadores se inter-relacionando e formando um fluxo ou diagrama de causa e efeito que se inicia na perspectiva do aprendizado e crescimento e termina na perspectiva financeira. Veremos essas quatro perspectivas mais adiante, ainda nesse módulo.