Gerencia de Projetos: Auditoria de Projetos

Auditoria de Projetos

A Auditoria de Projetos tem por objetivo avaliar o quanto as boas práticas de gerência de projetos estão sendo utilizadas em um determinado projeto ou no conjunto de projetos da empresa, se o cumprimento de exigências legais ou normativas e das respectivas autoridades, se a adequação dos sistemas de contabilidade e de controle interno, bem como: economia, eficiência, de programas, projetos e atividades desenvolvidos, financiados por esses órgãos ou agências de fomento. Sobre tudo isso é criado um relatório, esses são requeridos na forma longa e em formatos específicos de instituição para instituição. E também se o valor do projeto realmente foi aquele.

QUANDO AUDITAR PROJETOS

Trocado Gerente de Projetos
· Precisa-se de uma análise comparando onde,de fato, o projeto está contra o que está sendo reportado
· Projeto está fora de controle
· É necessário se comprovar algo através de evidências
· O nível de qualidade do projeto exige
· Ao final de cada fase do projeto
· Premiação dos melhores projeto

Uma auditoria em um projeto tem três fases :

1º Fase: Critérios de Sucesso e Desenvolvimento Questionário

• Entrevistar patrocinador e gerente de projeto para determinar o seu "critérios de sucesso" para a auditoria do projeto. Isso garante que suas necessidades individuais e coletivas são atendidas.

• Desenvolver um questionário a enviar a cada membro da equipe do núcleo do projeto e os interessados. As entrevistas reais faz com que o auditor tenha a oportunidade de ganhar uma percepção mais profunda no comentários dos entrevistados. Os questionários pode ajudá-los a refletir sobre os sucessos do projeto, falhas, desafios e oportunidades perdidas. Perguntas que pode ajudar a criar um bom questionário:

Está sendo dito a verdade sobre o estado atual do projeto?
O projeto está indo para entregar algo que atenda minhas necessidades?
A abordagem técnica a utilizada é apropriado?
Devo acreditar no plano de projeto?
O projeto está organizado de forma adequada, os procesos do projeto estão sendo seguidos da forma ideal?
O projeto, está seguindo as melhores práticas da indústria?
O que deve ser mudado para melhorar as coisas?

• Desenvolver questões abertas para as entrevistas. Estes questionários podem ser utilizados para os membros da equipe e / ou outras partes interessadas que não podem comparecer a uma entrevista. Desenvolver as perguntas de modo que eles vão ajudar a identificar os sucessos do projeto; as questões principais do projeto, preocupações e desafios; como a equipe trabalhou em conjunto; como os fornecedores eram geridos; como relatórios e reuniões foram tratados, e como de risco e mudança foram gerenciados.

2ª Fase: Pesquisa em Profundidade

• Realizar entrevistas de pesquisa individual com o gerente de projeto, patrocinador do projeto e membros da equipe do projeto para identificar as questões do passado, presente e futuro, preocupações, desafios e oportunidades.

• Realizar entrevistas de pesquisa individuais com as partes interessadas, incluindo os fornecedores, empreiteiros, de fornecedores e clientes selecionados.

• Avaliar os problemas, desafios e preocupações com mais profundidade para chegar à causa raiz dos problemas.

• Analisar toda a documentação histórica e atuais relacionados a este projeto, incluindo:

- Estrutura da equipe

- Declaração de Escopo

- Requisitos de Negócio

- Plano de Projeto

- Relatório Milestone

- Atas de reunião

- Os itens de ação

- Logs de Risco

- Logs Issue

• Revisar o plano do projeto para determinar como o plano de fornecedor tenha sido incorporado ao plano geral do projeto.

• Entrevista selecionados partes interessadas para determinar quais as suas expectativas do projeto tinha sido e como eles foram atendidas.

• Analisar a gestão da qualidade do projeto e da gestão da qualidade do produto para identificar os problemas, preocupações e desafios na gestão global do projecto e identificar as oportunidades que podem ser realizados através de melhorias no projeto e qualidade do produto.

3ª Fase: desenvolvimento de relatórios

• Compilar as informações coletadas de todas as entrevistas.

• Compilar as informações coletadas de pessoas que apenas completaram o questionário.

• Consolidar os resultados da revisão da documentação do projeto.

• Identificar as questões, preocupações e desafios apresentados por essa revisão e isolar as oportunidades que você acredita pode ser realizado.

• Identificar todas as oportunidades que projeto pode ser realizado através de recomendações deste relatório.

• Identificar as lições aprendidas que podem melhorar o desempenho de futuros projetos.

• Finalize a criação do relatório e recomendações com base nas conclusões e apresentar este relatório detalhado e recomendações, incluindo o roteiro para obter os projetos futuros para o "próximo nível" de desempenho.

Com isso podemos chegar a uma conclusão que a uma Auditoria de Projeto serve para além dos objetivos já citados, identificar lições aprendidas que podem ajudar a melhorar o desempenho de um projeto ou para melhorar o desempenho de futuros projetos por realizar uma revisão detalhada.

PERSPECTIVAS DA AUDITORIA DE PROJETOS